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“Aprovação rápida não é ‘passar correndo’. É ter um critério claro do que está OK — e registrar isso.”

Em praticamente todo projeto, existe um ponto em que o time precisa do seu OK para seguir com confiança: finalizar UI/UX, fechar fluxos e partir para a publicação.

O problema começa quando a aprovação vira um “vai e volta” sem fim, com comentários espalhados, pedidos contraditórios e mudanças fora de escopo aparecendo tarde demais.

Este post é um guia para clientes e áreas de negócio aprovarem telas e fluxos de forma objetiva, sem burocracia e sem perder qualidade.

O que você vai encontrar aqui

• Um processo simples de aprovação (rodadas curtas e controladas)
• Um modelo de checklist por tela
• Um modelo de checklist por fluxo (UAT rápido)
• Exemplos de feedback bom vs ruim
• Como centralizar comentários e evitar duplicidade
• Como definir e registrar um “OK para publicar”

Por que aprovações viram “troca infinita”

Normalmente acontece por 4 motivos:

1. Falta de critério: ninguém sabe exatamente o que é “aprovado” (nem o que ainda está “em aberto”).
2. Feedback espalhado: um pouco no WhatsApp, outro no e-mail, outro em áudio, outro em reunião.
3. Sem responsável pelo OK final: todo mundo opina, mas ninguém decide.
4. Escopo muda durante a validação: melhorias viram “obrigatórias” e travam a publicação.

A solução é simples: combinar um método (1 página), usar checklists e fechar a rodada com um “OK para publicar” bem definido.

O método prático (em 5 passos)

Passo 1 — Preparar a rodada (5 minutos que economizam dias)

Antes de comentar qualquer coisa, alinhe estes 6 itens:

1. O que está sendo aprovado agora (escopo do lote)
   Ex.: “Tela de login + cadastro + recuperação de senha”.
2. Qual versão é a referência
   Ex.: link do Figma / link do protótipo / build de homologação.
   Importante: um link por rodada.
3. Quem dá o OK final (uma pessoa)
   Pode ouvir outras áreas, mas a decisão precisa ter um dono.
4. Prazo para feedback
   Ex.: “Até quarta, 18h”. Isso evita feedback pingando por semanas.
5. Regra de ouro sobre escopo
   Ajustes de “correção” entram na rodada.
   “Ideias novas” viram backlog (não travam a publicação).
6. Como vamos registrar pendências e decisões
   Um canal único (Figma comments, planilha, Jira/Trello, Notion, etc.).

Passo 2 — Validar cada tela com um checklist (objetivo > opinião)

A ideia do checklist é tirar a validação do “gosto pessoal” e trazer para “funciona para o usuário?”.

Use o modelo abaixo em toda tela (inclusive telas “simples”).

Checklist por tela (copie e cole)

Básico

• Qual é o objetivo desta tela? (1 frase)
• Textos revisados (título, botões, mensagens)
• Layout consistente com o restante do app

Comportamento

• Campos e validações fazem sentido (obrigatório/opcional, formato, máscara)
• Estados existem e estão claros: carregando / vazio / erro / sucesso
• Botões e links levam ao destino esperado (navegação)

Qualidade

• Mensagens de erro orientam o que fazer (não só “deu erro”)
• Dados sensíveis estão bem tratados (ex.: CPF, e-mail, senha, valores)
• Acessibilidade mínima (tamanho de fonte, contraste, foco e leitura)

Finalização

• Tela aprovada (ou pendências registradas com prioridade)

Dica: se a tela tiver regras de negócio importantes, anote logo abaixo do checklist (em linguagem simples). Isso evita discussão depois.

Passo 3 — Validar o fluxo completo (UAT rápido)

Além de aprovar telas “isoladas”, você precisa aprovar o caminho completo: o usuário começa em um ponto e termina no resultado certo.

UAT (User Acceptance Testing) é basicamente isso: o usuário/negócio validando se aquilo atende ao que foi pedido, antes de ir para produção.

Checklist por fluxo (copie e cole)

• Entrada do fluxo: de onde o usuário vem?
• Happy path: funciona do início ao fim sem travar?
• Erros comuns: o que acontece se eu preencher errado?
• Retorno/voltar: o botão voltar faz sentido?
• Persistência: se eu fechar e abrir, perdi dados?
• Mensagens: ficou claro o que aconteceu?
• Confirmação final: qual é o “sucesso” desse fluxo?

Se possível, valide o fluxo com um celular real (não só no computador) — principalmente para perceber legibilidade, cliques e tempo de carregamento.

Passo 4 — Dar feedback que gera ação (e não discussão)

O objetivo do feedback é permitir que a equipe execute o ajuste com clareza.

O melhor formato é:

Contexto + problema + esperado + evidência + prioridade

Exemplos práticos (ruim vs bom)

Feedback ruim (não acionável)

• “Tá estranho.”
• “Não gostei.”
• “Essa tela precisa melhorar.”
• “Deixa mais moderno.”
• “O botão tá feio.”

Feedback bom (acionável)

• “Tela: Login. Problema: o botão ‘Entrar’ fica desabilitado mesmo com campos válidos. Esperado: habilitar quando e-mail e senha estiverem válidos. Evidência: print. Prioridade: Alta (bloqueia acesso).”
• “Fluxo: Compra. Problema: ao voltar do pagamento, o carrinho some. Esperado: manter itens e mostrar status do pedido. Evidência: passos para reproduzir. Prioridade: Alta.”
• “Texto: Cadastro. Sugestão: trocar ‘Confirmar’ por ‘Criar conta’. Motivo: fica mais claro para o usuário. Prioridade: Média.”

Modelo pronto de feedback (copie e cole)

• Tela/Fluxo:
• Contexto: (o que você estava fazendo?)
• Problema: (o que aconteceu?)
• Esperado: (o que deveria acontecer?)
• Evidência: (print, vídeo curto, link, passos)
• Prioridade: Alta / Média / Baixa

Passo 5 — Centralizar comentários e fechar a rodada

Aqui está o ponto que mais reduz retrabalho: um lugar único para comentários.

Regras simples:

1. Use um canal principal para registrar feedback (ex.: comentários no Figma).
2. Cada item vira uma “pendência” clara (não um texto solto).
3. Quando algo estiver resolvido, marque como resolvido e passe para o próximo.
4. No final, registre “OK para publicar” (com data e responsável).

Se você está usando Figma, prefira comentar diretamente na tela (em vez de mandar textos por fora). Assim o comentário fica preso no lugar certo e não se perde.

Como definir “OK para publicar” (o critério que evita discussão)

“OK para publicar” precisa ser uma regra objetiva, do tipo passa/falha. Não precisa ser perfeito — precisa estar “suficientemente bom” para ir ao ar com segurança.

Um padrão simples de OK para publicar

Considere “OK para publicar” quando:

• Checklist por tela concluído (todas as telas do escopo)
• Fluxos principais testados (happy path + erros comuns)
• Critérios de aceitação atendidos (o que foi combinado como sucesso)
• Sem bugs críticos/bloqueadores para o usuário final
• Textos finais aprovados (inclusive mensagens de erro)
• Aprovação registrada: nome do aprovador + data + versão

Exemplo de mensagem de aprovação (copie e cole)

“OK para publicar – Versão X (UAT concluído).
Aprovado por: Nome Sobrenome – Cargo – DD/MM/AAAA.”

Como evitar “escopo infinito” sem travar melhorias

Uma regra que funciona bem é classificar cada feedback em 3 tipos:

1. Correção (bug, erro de texto, fluxo quebrado, regra de negócio incorreta)
   → entra na rodada e deve ser resolvido antes do OK.
2. Ajuste desejável (melhoria de usabilidade, refinamento visual, microcópia)
   → entra se couber no prazo; se não, vira backlog.
3. Nova ideia (funcionalidade nova, mudança de regra, novo módulo)
   → backlog. Não bloqueia a publicação.

Isso protege a data de entrega sem ignorar melhorias.

Um roteiro de aprovação em 30–45 minutos (para reunião ou validação individual)

1. 5 min — Relembrar objetivo e escopo da rodada (quais telas/fluxos).
2. 15–20 min — Revisar telas com checklist (anotar pendências).
3. 10–15 min — Validar 1–2 fluxos ponta a ponta (UAT rápido).
4. 5 min — Priorizar pendências (Alta/Média/Baixa).
5. 2 min — Definir “OK para publicar” ou “Ajustes pendentes”.

Checklist final (para você não esquecer)

Antes de encerrar uma rodada, confirme:

• Existe 1 aprovador responsável pelo OK final
• Feedback foi centralizado em 1 canal
• Pendências têm prioridade e contexto
• Rodada tem versão/link definidos
• OK para publicar foi registrado (nome + data)

Se você aplicar esse método em todo projeto, a aprovação deixa de ser um gargalo e vira uma etapa rápida, clara e controlada.